Нюансы составления и применения закупочного акта

Оформление закупки у физлица

При реализации закупок организацией у физического лица составление и оформление документации — ответственность приобретателя. В таком случае руководству необходимо разработать унифицированный бланк документа для ведения закупочной деятельности.

Закупочный акт — первичный документ, заполняемый непосредственным покупателем (сотрудником организации) при проведении закупки и утверждаемый руководителем организации.

В нём содержится информация о единицах измерения, сумме, количестве, цене и наименовании закупаемой продукции. А также он может быть дополнен иными положениями по желанию руководства.

На практике закупочный акт — форма ОП-5, которой классификатором ОКУД присвоен код 0330505. Она представляет собой законодательно утверждённый унифицированный документ, заполняемый при осуществлении закупки в двух экземплярах, один из которых вручается продавцу, а другой остаётся у покупателя.

Закупочный акт при покупке товара у физического лица юридическим лицом обладает следующими функциями:

• обеспечивает законность сделок, совершаемых в соответствии с положениями ГК РФ в простой письменной форме;
• содержит в себе подробное описание товара, его характеристики;
• подтверждает факт передачи товара от продавца к покупателю, а также отсутствие претензий покупателя к количеству, качеству и при необходимости — комплектности товара;
• уменьшает налогооблагаемую базу при использовании упрощённой системы налогообложения «доходы минус расходы» или ОСН.

В связи с тем, что закупочный акт — это документ, подтверждающий передачу товара и переход соответствующих рисков, а также отсутствие претензий сторон, его подписание в предварительном порядке недопустимо.

Получить необходимую форму можно одним из двух способов:

• использовать существующий шаблон формы ОП-5, также утверждённый формой ГоскомСтата РФ № 132. Такой вариант подойдёт организациям, намеревающимся закупать сельскохозяйственную продукцию у населения;
• разработать документ своими силами обязательно прописав данные, указанные в законе № 129-ФЗ. Это право предоставляется закупщикам законом «О бухгалтерском учёте» 402-ФЗ.

Инструкция по заполнению

Акт закупки в обязательном порядке должен содержать следующие сведения:

• название организации;
• дата составления документа, его номер по внутреннему документообороту;
• наименование документа и ответственные лица;
• наименование приобретаемой продукции, мера её измерения, количество, цена и итоговая сумма закупки;
• подписи продавца и покупателя, подтверждающие заключение сделки купли-продажи, переход товара от продавца к покупателю и отсутствие взаимных претензий.

В шапке документа указывается полное наименование организации-приобретателя с указанием форму осуществления деятельности. А также прописывается ФИО и должность лица, утвердившего документ. Также необходимо указать ФИО сотрудника, непосредственно совершающего сделку, и структурное подразделение организации, к которому он относится.

Бланк закупочного акта должен содержать сведения о продавце: его ФИО, паспортные данные, номер ИНН, номер государственной регистрации индивидуального предпринимателя.

При осуществлении оплаты за счёт наличных средств рекомендуется дополнительно выписать кассовый расходный документ для подтверждения операции.

Заполнение формы ОП-5 допускается как синей, так и чёрной ручкой. Кроме того, возможно использование печатного варианта.