Ведение журнала регистрации контрактов

Назначение

Журнал регистрации контрактов и договоров по 44-ФЗ — отчетный документ для учета дел организации.

Законом не регламентировано составление этого документа и его необходимость, но он нужен для систематизации и контроля действий организации.

С его помощью фиксируются планируемые или заключенные тендеры, в которых организация собирается принимать или принимала участие, что позволяет систематизировать сведения и вести документооборот, а также составлять отчетность по внутренним делам организации и иметь базу контрактов.

Организация вправе разработать собственный порядок ведения отчетности по заключаемым контактам внутри системы, поэтому форма такого реестра может быть произвольной.

Разработка журнала договоров зависит от типа деятельности предприятия, отдельный реестр необходим для проводимых тендеров или закупок, в которых принимается участие.

Журнал регистрации — внутренний документ компании, но реестр договоров в ЕИС — обязательный для заполнения реестр, ведение и заполнение которого четко регламентировано требованиями 44-ФЗ.

Составление

Хотя закон не предписывает правил ведения внутреннего реестр договоров организации, есть несколько общих правил для данного документа:

1. Реестр может быть общим для всей компании, но для крупных предприятий лучше разбить реестры для каждого структурного подразделения для удобства ведения отчетности.
2. Журнал ведется делопроизводителем, но также эту обязанность можно делегировать главному бухгалтеру или юристу. Ему же необходимо делегировать ответственность за хранение документа. Такие обязанности прописываются в должностной инструкции или в специальном приказе руководителя.
3. При необходимости оформить реестр контрактов можно в бумажном виде, в электронном в виде Excel-таблицы или же с помощью специальных программ.

В шапке журнала прописывается название компании, дата начала ведения журнала и его окончания (обычно это один календарный год, ФИО ответственного за внесение сведений и хранение сотрудника.

Что должно быть прописано в журнале:

• номер договора или соглашения;
• срок действия договора и дата его регистрации;
• полная информация;
• данные участников контракта;
• стоимость;
• приложения (техническая документация, дополнительные соглашения);
• ответственное структурное подразделение или сотрудник, от имени которого был заключен договор.

Компания может установить собственные требования к информации, прописываемой в журнале.