Составление приемочного акта и приемка по 44-ФЗ

Регулирование

Приемка товара по 44-ФЗ и связанные с ней законодательные нормативы не требуют соблюдения особых стандартизированных правил и процедур, но закрепляют за заказчиком следующие права:

1. Формирование приемочной комиссии, в составе которой должно быть не менее пяти человек.
2. Право не отказывать в приемке, если выявленные несоответствия были успешно устранены поставщиком и не препятствуют дальнейшему ходу процесса.

Основные положения закона делают упор на порядок проведения экспертизы, которая является частью приемочного процесса, и может быть реализована своими силами, или с привлечением сторонних экспертов. Эта процедура актуальна по большей части для государственных закупок.

В большинстве случаев проверять соответствие поставляемого товара можно своими силами, за исключением фактов приемки:

• культурных ценностей;
• произведений литературы и искусства;
• изделий НХП;
• закупок, связанных с УИС;
• направленных на развитие инновационной инфраструктуры в сфере образования.

Все вышеописанное относится к закупкам, осуществляемым у единственного поставщика (ЕП), и регулируются статьей 93 КС, пунктами 10, 11, 12, 13, 35 и 37.

Нормативная основа акта

Акт приемки — это документ, нормативной основой которого служит установленная законодательством процедура принятия товаров или услуг от поставщика с соответствующим документированием данного факта на бумаге.

Этот документ не следует путать с актом экспертизы, который является отдельной бумагой и фиксирует факт соответствия поставленных товаров или услуг по физическим, химическим или иным критериям с установленным уровнем качества.

Говоря проще, данный акт является документом о приемке товара по 44-ФЗ от поставщика.

Для государственных и муниципальных закупщиков действует особое положение, обязывающее их указывать в акте приемки детали проведения первичной экспертизы, и то, в каком виде эта процедура была осуществлена.

Это направлено на выявление соответствия товара условиям, оговоренным в контракте.

Изменения с 2020 года

Начиная с 1 января 2020 года составление и подписание документов о приемке товаров стало доступно в ЕИС (Единой информационной системе).

Теперь можно вести работу в электронной форме, а письма ФНС и Казначейства за номерами № АС-4-15/26126 и № 14-00-06/27476 подробно разъяснили, что онлайн-версии документов, которые подписываются цифровой подписью, равнозначны по юридической силе бумажным вариантам, подписанным собственной рукой.

Для того чтобы осуществлять документооборот с использованием ЕИС, необходимо указать в контракте следующие пункты:

• определить возможность обмена документами, подписанными цифровой подписью о получении партии товара и прочих процедурах и характеристиках в электронной форме;
• принимать электронные формы сопроводительных и подтверждающих документов, вроде счетов, передаточных и корректировочных бумаг и т.п. в качестве первичных учетных документов.

Интерфейс ЕИС содержит весь необходимый функционал для осуществления вышеописанного документооборота, и при желании обоих сторон, заказчика и поставщика, может служить юридической онлайн площадкой для обмена документами о факте передачи и приемки товара в электронной форме.

Для этого необходимо иметь действующий контракт с соответствующими пунктами и выполнить два простых шага:

1. Найти в реестре контрактов действующий текущий контракт в фазе исполнения.
2. В контекстном меню данного контракта выбрать пункт «Предусмотреть формирование документов о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме».

После этого, поставщик в своем личном кабинете найдет соответствующий контракт и сможет передавать документы в цифровом виде.

Для контрактов, заключенных раньше 01.01.2020, обмен цифровыми копиями бумаг возможен на основании обоюдного согласия обоих сторон и использовании в качестве первичного учетного документа универсальных передаточных счет-фактур.

Чуть раньше, 18.10.2019 года, вышел приказ Казначейства об измененном порядке приемки товаров и услуг в области программного обеспечения в сферах бюджетного учета.

Точная дата поставки при централизованных закупках должна быть объявлена не ранее пяти рабочих дней после даты заключения государственного или федерального контракта. В случае выявления несоответствий дата приемки заменяется датой их полного исправления.

Порядок приемки

Процесс и срок приемки товара по 44-ФЗ оговаривается в условиях контракта, поэтому их необходимо описывать заранее, опираясь на техническую сложность поставляемых товаров, их физические параметры и прочие характеристики, требующие особой процедуры приятия.

Некоторые особенно крупные заказчики имеют утвержденные формы, содержащие подробный перечень с требованиями по приемке товаров, включая принципы и правила реализации данной процедуры, а также порядок формирования экспертной комиссии и составления сопутствующих актов.

Поэтапный алгоритм приема товара в общем виде выглядит следующим образом:

1. Принятие решения о формировании приемочной комиссии по 44-ФЗ, которую не обязательно создавать. Это опциональный этап, и приемку вполне может осуществить уполномоченный сотрудник, который назначается соответствующим приказом с прописыванием обязанностей и должностных инструкций. В случае формирования комиссии необходимо укомплектовать ее компетентными в данной области членами. Зачастую в состав комиссии включаются сотрудники как самого заказчика, так и поставщика, если это было оговорено заранее.
2. Осуществление проверки комплекта всех сопроводительных документов. О том, какие документы необходимо предоставить вместе с товаром, заказчик обычно уведомляет поставщика в контракте. Как правило, это всевозможные накладные, гарантийные и технические паспорта, сертификаты качества, акты приема-перадачи и т.п. В случае отсутствия необходимых документов нужно составить акт рекламации, в котором указываются отсутствующие бумаги и срок их предоставления.
3. Приемка по ассортименту, комплектации и количеству. Проводится в назначенный день, по указанному адресу. Обычно по ходу проверки выявляются все возможные несоответствия документации или их же отсутствие, и по результату составляется либо акт приемки, либо письмо с мотивированным отказом. Последнее необходимо для устранения всех обнаруженных несоответствий и может содержать такие пункты как: основания выдвинутых претензий, суть самих претензий, сроки и конкретные требования удовлетворения данных претензий. Приемка работ по 44-ФЗ выглядит похожим образом, только проверяется полнота и качество реализации проекта.
4. Экспертиза. Данный пункт необходим для выявления несоответствия единицы товара к требованиям по качеству. Может проводиться выборочная или сплошная экспертиза с проверкой всей партии поставленных товаров. По итогу экспертизы составляется заключение, которое прикрепляется к акту приемки.

Процедура приемки должна быть оговорена заранее и зафиксирована в контракте.

Пункты, относящиеся к этому мероприятию, содержат дату, адрес и место, а также же условия проведения приемки и формирования экспертной комиссии.

Если заказчик отказался от приемки и не отправил мотивированный отказ поставщику, предусмотрен штраф в размере 20000 рублей взыскиваемый в судебном порядке. Такую же сумму необходимо заплатить, если акт приемки по каким-то причинам не был составлен.

Составление акта

Акт о приемке должен составляться минимум в двух экземплярах, для заказчика и поставщика. Документ подтверждается печатями и подписями принимающей стороны, включая всех членов комиссии, а также представителей поставщика, если такие имеются.

Никакой строгой формы при составлении данного документа не предусмотрено, однако он в обязательном порядке должен включать следующие пункты:

1. Полный список поставленной продукции.
2. Стоимость принятого товара или материальных ценностей, включая услуги.
3. Заключение экспертизы, если таковая проводилась.
4. Решение заказчика (положительное или отрицательное) на основании заключения экспертизы.
5. Обоснование претензий, если такие имеют место быть.
6. Подписи всех участников процедуры приема.

В случае если заказчик не удовлетворен качеством полученной продукции и по результатам экспертизы ее характеристики не соответствует заявленному уровню качества, оговоренного в контракте, может быть составлен мотивированный отказ от приема товаров или услуг.

Мотивированный отказ от приемки

Данный документ составляется в письменном виде на основании акта входного контроля, либо формы ТОРГ-2 или заключения экспертной комиссии.

Эти бумаги должны содержать все имеющиеся замечания по качеству товара и выявленным несоответствиям, требуемым к устранению. В претензионном письме нужно указать количество единиц продукции, подробную суть предъявляемых претензий, а также действия, которые необходимо выполнить поставщику для их устранения.

Такое письмо включает:

1. Перечень документов поставки.
2. Дату и место проведения приемки.
3. Наименовании организации, от имени которой написано письмо.
4. Ссылку на договор о поставке, с указанием конкретных единиц товара и сути претензий.
5. Перечень действий требуемых от поставщика в качестве возмещения (возврат всей суммы или ее части, отправка другой партии товара и т.п.).

В некоторых случаях может понадобиться даже инициация одностороннего расторжения контракта на поставку.