Ст. 38 44-ФЗ: назначение контактной службы

Понятие и принципы

Если у выступающей в роли заказчика организации годовой объём государственных закупок товаров, работ и услуг превышает 100 млн. руб., заказчику необходимо создать контрактную службу (КС).

Это регламентируется в Федеральном законе № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 27.12.2019 с изменениями и дополнениями, вступившими в силу с 08.01.2020.

Однако хотя заказчики должны создавать контрактную службу, при этом закон не обязывает заказчика создавать специальное структурное подразделение.

Если госзакупки в течение года не превышают 100 млн. руб., заказчик вправе самостоятельно решать, создать ли ему контрактную службу или же ограничиться возложением ответственности за осуществление закупок и исполнение контракта на заместителя руководителя организации-заказчика в лице контрактного управляющего, для которого разрабатывается должностная инструкция.

Функции контрактной службы и контрактного управляющего одинаковы. Разница только в закупочных объёмах. Сама же контрактная служба — это группа специалистов в составе отдельного подразделения, отвечающая за осуществление всего госзакупочного цикла. Служба обязательно должна возглавляться руководителем.

Контрактная служба по 44-ФЗ, права, обязанности сотрудников и порядок их работы определяются упомянутым законом.

При этом принципы, на которых базируется деятельность КС, состоят из:

• концентрации обладающих высокой квалификацией работников, обладающих специальными знаниями и необходимым опытом в закупочной сфере;
• свободного доступа сотрудников к информации о проведённых закупках и достигнутых при этом результатах;
• подписания контрактов на максимально выгодных условиях, повышающих эффективность сделок;
• соблюдения в своей деятельности требований нормативно-правового законодательства РФ и регламентом самой организации-заказчика ;
• личной ответственности каждого сотрудника КС.

Кто входит

При создании контрактной службы заказчик вправе самостоятельно сформировать её структуру и определить численность входящих в неё работников. Однако минимальная численность подразделения не должна быть менее 2 человек.

КС состоит из руководителя, его заместителя или старшего сотрудника, которые выполняют функции руководителя в его отсутствие, а также из рядовых сотрудников. Число их зависит от масштабов закупочной деятельности заказчика.

Сотрудники КС должны быть обязательно должностными лицами государственного или муниципального заказчика с официально оформленными трудовыми правоотношениями. Руководитель должен иметь высокую квалификацию, обеспеченную высшим профессиональным образованием и, желательно, дополнительным профессиональным образованием в сфере закупки товаров, работ и услуг для государственных или муниципальных потребностей. Аналогичные требования согласно нормам закона 44-ФЗ предъявляются и к остальным сотрудникам КС.

Должностные обязанности

Согласно ч. 4 ст. 38 44-ФЗ контрактная служба по 44-ФЗ обозначает полномочия своих сотрудников:

• разработкой закупочного плана и плана-графика и подготовкой изменений, вносимых в них;
• публикацией плана в единой информационной системе (ЕИС);
• составлением и публикацией в ЕИС сообщений об осуществлении закупок, сопутствующей документации, проектов контрактов, а также направлением приглашений предполагаемым участникам закрытого конкурса;
• обеспечением проведения закупок и заключения контрактов;
• участием в изучении заявлений, в которых обжалуются результаты определения поставщиков, исполнителей и подрядчиков;
• анализом ситуации и подготовкой необходимых материалов для юридической службы заказчика;
• проведением консультаций с поставщиками на предмет обсуждения применения необходимых технологий при выполнении заказа.

Кроме этих основных обязанностей, регламент заказчика предписывает работникам КС:

• обосновывать необходимость госзакупки и начальные контрактные цены;
• проводить обязательное публичное их обсуждение;
• обеспечивать оптимальные условия для деятельности закупочной комиссии;
• привлекать в ходе закупочной деятельности экспертов и экспертные организации;
• анализировать банковские гарантии и алгоритм выплаты гарантийных средств;
• принимать и оплачивать доставляемый товар, завершённую работу, оказанные услуги, а также отдельные этапы реализации контракта;
• содействовать в формировании приёмочной комиссии;
• взаимодействовать с поставщиками с целью внесения правок в контракт или его расторжения;
• включать в реестр сведения о недобросовестных поставщиках;
• направлять поставщикам требования о погашении неустоек.

Инструкция по созданию

Создание контрактной службы по 44-ФЗ предусматривает 3 её модели, представленные:

• КС со специальным структурным подразделением;
• КС без специального структурного подразделения;
• назначением контрактного управляющего.

Все они формируются посредством соответствующего приказа руководителя организации-заказчика.

Форма приказа никак не регламентируется законодательством, и документ составляется в произвольной форме.

Тем не менее в нём всегда содержатся сведения о руководителе КС и перечисляются имена и фамилии её сотрудников. Зачастую в приказе описывается процесс выделения службы в отдельное подразделение, а также указываются порядок оформления руководителем КС требуемой отчётности и перечень должностных обязанностей сотрудников. Приказ оформляется на бумажном носителе и визируется руководителем организации-заказчика.

Обязательным условием создания КС выступает требование принятия подобного решения не позднее начала финансового года, наступающего вслед за тем, когда годовой объём закупок перешагнул 100-миллионный рубеж.

Алгоритм формирования контрактной службы по 44-ФЗ состоит из следующих шагов заказчика:

1. Изучение правовых актов в сфере госзакупок.
2. Создание отдельного структурного подразделения или на основе уже имеющегося, или формированием нового.
3. Утверждение руководителя КС и постоянно действующего состава работников, выполняющих функциональные обязанности, присущие закупочной сфере, или контрактного управляющего.
4. Утверждение положение о данном подразделении для отражения информации о правилах и порядке функционирования КС определённого заказчика. Для приведения положения в максимальное соответствие с действующими нормами законодательства в сфере закупок обычно рекомендуется воспользоваться Типовым положением о контрактной службе, разработанным и утверждённым Приказом Министерства экономического развития № 631 от 29.10. 2013 г.
5. Направление (по необходимости) назначенных сотрудников КС на повышение квалификации.

Кроме того, чтобы квалифицированно рассматривать заявки потенциальных поставщиков, желающих принимать участие в закупках, необходимо создание специальной комиссии. Во время проведения аукционов и конкурсов в неё должно входить минимум 5 человек, а в остальное время — не менее 3 сотрудников. Первым назначается председатель комиссии, который определяет состав данного органа и её численность. Если поставщик выступает в единственном числе, создание комиссии не требуется.

Назначение на должность, а также освобождение от неё работников контрактной службы происходит исключительно по решению руководства заказчика в лице первого руководителя или его заместителей.

Ответственность

В случае, если госслужащие, работающие в сфере госзакупок, преступают нормы действующего законодательства, они несут персональную ответственность, которая может быть:

1. Административной, которая устанавливается в соответствии с нормами Кодекса об административных правонарушениях. Размеры налагаемых при этом штрафных санкций зависят от тяжести конкретного проступка.
2. Дисциплинарной, налагаемой на принципах трудового законодательства РФ и на основании положения коллективного трудового договора. Дисциплинарные санкции после проведения специализированных внутренних проверок принимаются только на основании решения, выносимого специально уполномоченными контролирующими органами.
3. Уголовной, назначаемой лишь в случае нанесения государству значительного ущерба. Подобные санкции назначаются в отношении физических лиц при наличии доказательств, свидетельствующих об умышленности их действий ради получения собственной выгоды. Решение о мерах уголовного воздействия на подобных нарушителей закона принимает только судебная инстанция после тщательного изучения всех обстоятельств дела.

Все 3 типа наказаний могут быть применены одновременно, но прежде нужно рассмотреть каждый конкретный проступок в отдельности.

Контрактная служба, будучи штатной составляющей государственной организации, представляет собой важный элемент многообразной закупочной системы. Крепкая команда специалистов, профессионально сопровождающая контракт на всех его этапах, даёт возможность крупному государственному заказчику наиболее эффективно распоряжаться бюджетными средствами и сотрудничать с поставщиками и подрядчиками в оптимальных условиях и взаимовыгодных интересах.