Понятие
Чтобы обеспечение организации всеми необходимыми ей ресурсами пребывало в стабильном состоянии, требуется участие в данном процессе специалистов в сфере закупок.
Только профессионалы способны грамотно проанализировать состояние существующего рынка товарно-материальных ценностей в конкретной сфере и соотнести его с потребностями и возможностями своей компании, а затем определить соответствие качества предлагаемых товаров, работ, услуг с их рыночной стоимостью.
Кроме этих стратегических задач, специалисты по закупкам решают также множество возникающих в процессе торгов вопросов конкретного характера.
Все эти очевидные преимущества наличия в штате специалистов по закупкам имеют единственный недостаток, который выражается в необходимости выплачивать им достаточно высокие зарплаты, отвечающие их статусу востребованных сегодня на рынке труда профессионалов в закупочной сфере.
Но если субъектам закупочных процедур желательно иметь в своём штате специалистов закупочного профиля, то при закупках в интересах государства или муниципальных образований ст. 38 44-ФЗ прямо обязывает создавать контрактную службу при годовом закупочном объёме свыше 100 млн руб.
Если данная сумма менее 100 млн руб., то при отсутствии контрактной службы заказчик должен назначить должностное лицо, в обязанности которому вменяются все действия, связанные с закупочной деятельностью. Такой тендерный специалист по размещению госзаказа берёт на себя все обязанности по подготовке, оформлению и поведению закупочных процедур любого вида.
Функции
Специалист по закупкам берёт на себя все обязанности по подготовке, оформлению и проведению закупочных процедур любого вида.
Согласно ч. 6 ст. 38 44-ФЗ специалист по государственным закупкам должен обладать соответствующим образованием и некоторым опытом в данной сфере.
Он обязан уметь:
- работать на ЭТП госзакупок;
- принимать поступающие заявки на участие в закупках или оформлять их;
- анализировать эти заявки;
- уметь получать данные о рентабельности претендентов на участие в госзакупках;
- добывать сведения о конкурентах;
- вести учёт по заказам;
- анализировать расходы;
- готовить при необходимости жалобы в контролирующие органы;
- осуществлять иные действия, связанные с торгами.
Права и обязанности
Будучи закреплёнными в должностной инструкции, права специалиста в сфере закупок должны давать ему возможность:
- выходить к руководству с предложениями по совершенствованию и облегчению рабочего процесса, непосредственно связанного с выполнением должностных функций;
- повышать свою квалификацию;
- требовать от руководства обеспечения своего рабочего места всеми необходимыми организационно-техническими условиями, а также своевременного оформления документации, необходимой для выполнения специалистов своих должностных обязанностей;
- налаживать связи между подразделениями внутри и за пределами организации в интересах оперативного разрешения возникающих вопросов ходе закупочных процессов.
Приказ Минтруда РФ № 625н от 10.09.2015 чётко обозначает обязанности специалиста по госзакупкам, которые выражаются в:
- всестороннем обеспечении закупочной процедуры;
- первичном сборе данных о текущих потребностях организации;
- оформлении документации для госзаказа;
- осуществлении закупочной процедуры;
- экспертном анализе результатов торговой процедуры;
- приёмке контракта;
- заключении контракта;
- разрешении всех вопросов, возникающих в ходе госзакупочной процедуры.
Требования
Ч. 6 ст. 38 44-ФЗ предполагает у специалиста по госзакупкам наличие соответствующего образования и определённых навыков в закупочной сфере. Также обозначен круг этих навыков, способствующих должным образом выполнять свои функциональные обязанности.
В приказе Минтруда РФ № 625н конкретизируются требования к образованию госзакупочного специалиста, которые зависят от его должностных функций, и утверждаются критерии требований профстандарта по уровню знаний, навыкам и опыту в зависимости от направления закупочной деятельности.
Уровням квалификации закупочных специалистов, которым в профстандарте присвоены порядковые номера, должны соответствовать определённое образование и должный опыт:
- № 5 — среднее с дополнительным профессиональным при отсутствии опыта;
- № 6 — высшее с доп. профессиональным и опытом не менее 3 лет;
- № 7 — высшее с доп. профессиональным и минимальным опытом 4 года;
- № 8 — высшее с доп. профессиональным и опытом минимум 5 лет.
Конкретно от специалистов в закупочной сфере требуется умение:
- качественно анализировать информацию;
- трудиться в условиях многозадачности процессов;
- оперативно принимать оптимальные решения;
- обрабатывать большие объёмы информации;
- качественно проводить деловые переговоры;
- работать на ПК и ориентироваться в ПО в пределах своей специализации.
Чтобы отвечать этим требованиям, закупочному специалисту необходимо обладать:
- аналитическим складом ума;
- способностью принимать правильные решения в стрессовых ситуациях;
- умением быстро вникать в большой массив имеющей я информации и вычленять из неё самое необходимое в данный момент;
- способностью быстро овладевать программным обеспечением по своему профилю.
Должностная инструкция
Должностная инструкция, будучи внутренним документом, должна обязательно быть составлена при наличии в штате организации специалиста по закупкам.
Её оформление базируется на наборе обязательных требований к её содержанию согласно положениям ФЗ № 94 от 21.07.2005 и уже упоминавшегося приказа Минтруда РФ № 625н.
Структура документа должна состоять из:
- Общих положений, включающих порядок назначения на должность специалиста по закупкам, его подчинённость и требуемый опыт.
- Должностных функциональных обязанностей специалиста.
- Его прав.
- Ответственности.
- Условий труда.
Должностная инструкция для закупочных специалистов согласовывается с юридической службой и подписывается руководителем структурного подразделения.
Ответственность
Сфера ответственности специалиста по закупкам, обозначенная в должностной инструкции, предусматривает:
- обеспечение и контроль за выполнением плана закупок;
- неразглашение конфиденциальной информации, определённой внутренними документами организации в качестве корпоративной тайны;
- соблюдение существующих правил внутреннего распорядка и принятых дисциплинарных стандартов;
- следование требованиям пожарной безопасности и правилам техники безопасности;
- неукоснительное выполнение всех распоряжений своего непосредственного руководителя и главы всей организации;
- недопущение нанесения материального ущерба и ущерба деловой репутации своей организации.
Ответственность за нарушение этих обязательств предусмотрена в соответствии с гражданским, трудовым, административным законодательством РФ.
Специалист по тендерам и прочим закупочным процедурам сегодня присутствует не только в организациях, занимающихся госзакупками, где он обязателен, но и в большинстве прочих торговых компаний, которые поняли всю выгоду от сотрудничества с профессионалами в закупочной сфере.