Цели автоматизации
Автоматизация закупок позволяет достичь следующих результатов:
- оптимизация затрат согласно целям стратегического плана организации;
- ускорение бизнес-процессов с минимальными трудозатратами;
- унификация многих бизнес-процессов, в т.ч. связанных с госзакупками, и централизация управления ими;
- внедрение централизованных информационных технологий;
- использование современных технологических инструментов для проведения закупочного процесса: интернет-магазинов, виртуальных торговых площадок, порталов, электронных сайтов, систем типа «АЦК ГосЗаказ» и т.д.;
- выполнение высоких требований, предъявляемых по отношению к оперативности и актуальности предоставления данных, необходимых для принятия решения;
- повышение уровня прозрачности торгов и возможность проведения над ними соответствующего контроля;
- автоматизация процессов жизненного цикла закупки и постзакупочной активности.
Что можно автоматизировать
С помощью специальных информационных систем можно автоматизировать следующие процессы деятельности предприятия:
- Контроль за остатками товарно-материальных ценностей на складе у заказчика. Как только программа фиксирует их малый объем, автоматически происходит формирование заявки на приобретение необходимых материалов.
- Проведение анализа предложений всех поставщиков с учетом соответствующих критериев и составление оптимального плана закупок.
- Формализация закупочного процесса.
- Формирование отчетно-аналитической документации.
Автоматизация закупочной деятельности позволяет снизить вероятность допущения ошибок сотрудниками к минимуму, сократить временные и финансовые затраты, необходимые на проведение торгов.
Выбор инструмента
Закупки товаров для государственных предприятий проводятся в соответствии со следующими законодательными актами:
Поэтому для организации автоматизированной системы торгов государственным организациям необходимо выбирать программы, которые работают в соответствии с требованиями законодательства.
Закупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ требуют обеспечения интеграции учетных систем заказчика с ЕИС.
Действие 223-ФЗ частично распространяется и на многие крупные коммерческие компании. Таким примером могут служить госкорпорации.
Часто такие компании с целью выполнения регламента не используют автоматизацию для всей цепочки торгового процесса. Тем не менее именно в сфере крупного бизнеса сформировалась практика использования отдельных интегрированных систем и подсистем. Как правило, это программное обеспечение класса SRM и модули крупных ERP.
Обработка большого объема данных требует автоматизированного проведения их анализа, а также усиленного контроля с целью исключения ошибок персонала, что актуально для крупных корпораций и должно учитываться при выборе инструмента.
Мелкие предприятия, как правило, вообще не используют программы для закупок. Приобретение дорогостоящего ПО финансово не оправдано при небольших масштабах бизнеса.
Предприятия среднего масштаба предпочитают автоматизировать процесс закупок на основе уже имеющихся платформ, что снижает затраты на внедрение ПО:
- ECM — для работы с документами;
- финансово-учетные системы — для планирования расходов и объектов закупки;
- CRM — для контакта с другими участниками торгов;
- BPM — для автоматизации всего закупочного процесса или отдельных его этапов.
Программы по закупкам
Для проведения закупок в автоматизированном режиме рекомендуется обратить внимание на следующие программы:
| Название программного обеспечения | Преимущества |
| Закупки360 | поиск подходящих предложений, их анализ, управление и контроль за процессом — бесплатно |
| OTC-CRM | автоматизация поиска клиентов, контроль над сроками, повышение вероятности победы в тендере |
| Контур.Закупки | участие в закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ на 230 торговых площадках, анализ заказчиков и конкурентов |
| Flexsbby | формирование базы поставщиков, проведение тендеров, эффективное планирование и контроль затрат |
Автоматизация позволяет организовать процесс закупок таким образом, чтобы сэкономить деньги и время компании, а также сократить количество возможных ошибок. При выборе соответствующего программного обеспечения следует руководствоваться особенностями и потребностями конкретной организации.
