Понятие
Тендерный аутсорсинг представляет собой процесс передачи сторонней организации посредством заключённого соглашения полностью или частично деятельности по подготовке и участию в государственных или коммерческих тендерных процедурах.
От тендерного сопровождения данный процесс отличается более долговременным характером.
Тендерный аутсорсинг подразделяется на:
- Полный, который в качестве временного тендерного отдела, организованного из сотрудников компании-подрядчика, осуществляет весь набор услуг, включая поиск необходимых тендеров, подготовку заявок и прочие необходимые операции.
- Частичный, являющий собой возмездную помощь со стороны организации-подрядчика на каком-либо конкретном этапе участия в тендерных закупках. Эта помощь может быть оказана на этапе оформления заявки, её подачи, подготовки апелляции или отстаивании интересов нанимателя в ФАС и т.п.
Принцип работы и функции
Набор услуг, выбранных нанимателем для передачи их с целью исполнения аутсорсинговой компании, предопределяет выполняемые ею функции.
Компания-подрядчик может полностью взять на себя участие в конкурсных или аукционных закупочных процедурах по 44-ФЗ или 223-ФЗ, обеспечив:
- оформление ЭЦП;
- регистрацию в ЕИС;
- аккредитацию на ЭТП;
- поиск подходящих тендеров по определённым нанимателем критериям;
- контроль за движением денежных средств на ЭТП;
- своевременное переоформление ЭЦП при истечении срока её действия.
При этом принцип работы с аутсорсинговой компанией не выглядит сложным и включает в себя такие этапы:
- тотальный мониторинг конкурентоспособности компании-нанимателя перед участием;
- согласование дальнейших действий с руководством организации-нанимателя после выбора нужных лотов;
- производство необходимых действий, обозначенных выше, в оговорённом предварительно порядке.
Все эти действия предваряет заключение договора аукционной оферты, а также оформление доверенности и прочей необходимой документации от имени организации-нанимателя с аутсорсером.
Плюсы и минусы
Тендерный аутсорсинг обладает рядом неоспоримых преимуществ:
- профессионализм сотрудников аутсорсинговой компании и накопленный ими опыт позволяют им справляться с поставленными задачами эффективно и корректно;
- сотрудники компании-подрядчика, нанятые на отдельные этапы закупочных процедур, могут скорректировать ранее допущенные ошибки и предотвратить совершение новых;
- профессионалы-аутсорсеры способны адекватно просчитать возможные риски в ходе проведения государственных или коммерческих закупок;
- специалисты аутсорсинга могут быстро и квалифицированно разобраться в сложных ситуациях, возникших из-за нарушения тендерных правил, и оформить апелляции и жалобы в соответствующие инстанции.
Однако при всех своих положительных качествах аутсорсинг тендеров обладает очень серьёзным недостатком, который заключается в невозможности получения нанимателем гарантии, что его компания со сторонней помощью станет победителем в конкурентной закупочной процедуре. При этом проигрыш не является основанием для невыплаты аутсорсеру оговорённой денежной суммы.
Практика проведения конкурентных тендерных процедур говорит о том, что чаще всего платная помощь оказывается действенной при:
- Проведении тендеров организациями, которым необходимо расширять масштабы сбыта своей продукции или объёмы проводимых работ и предоставляемых услуг. Вместо существенных затрат на увеличение своего штата таким компаниям выгодней прибегать к сторонней и более экономной помощи.
- Стартовых тендерных процедурах начинающих предпринимателей, у которых нет должного опыта их проведения.
- Участии в тендерах ИП и стартапов, которым полезно прибегать к частичному аутсорсингу во избежание допущения ошибок в процессе оформления документации.
Но в любом случае прежде чем прибегать к аутсорсингу, необходимо подсчитать реальные расходы на содержание собственного тендерного отдела и на наём стороннего. В разных ситуациях это соотношение может быть различным.
Рекомендации
Аутсорсинговая помощь не даёт стопроцентной гарантии победы в конкурентных тендерных процедурах. И здесь конечный результат очень зависит от того, насколько правильно была выбрана оказывающая помощь компания.
Чтоб не ошибиться, рекомендуется придерживаться таких правил:
- В первую очередь необходимо тщательно проанализировать рынок товаров и услуг, на котором предполагается действовать, на предмет существования на нём спроса на предлагаемые товары или услуги. Если этот спрос низок или вообще отсутствует, никакая аутсорсинговая компания здесь не поможет.
- Перед заключением договора с конкретной аутсорсинговой компанией следует изучить отзывы о ней бывших её клиентов и произвести мониторинг уже выигранных ею контрактов.
- Наличие у компании-подрядчика большого числа клиентов, что свидетельствует о её популярности, не обязательно должно являться поводом для привлечения её в качестве помощника. Обилие клиентов на фоне невысоких тарифов зачастую может свидетельствовать о невысоком качестве их обслуживания.
- Ни в коем случае не следует обращаться к услугам компаний, обещающих 100-процентную гарантию успеха, поскольку подобные утверждения свидетельствуют либо о некомпетентности, либо о нечистоплотности.
Не будучи ни панацеей от возможных ошибок в ходе тендерных процедур, ни гарантией победы в них, аутсорсинг тем не менее в ряде случаев способен оказать существенную помощь в закупочном бизнесе.